Видеоконференции

Видеоконференцсвязь – деловое и личное общение нового поколения

Термин «видеоконференцсвязь» с каждым днем всё прочнее входит в межличностные коммуникации – в первую очередь это касается делового общения. В данной статье для вас собрана вся основная информация об этом по-настоящему эффективном инструменте для ведения переговоров и бизнеса в целом. Как работает видеоконференцсвязь, каковые ее возможности и есть ли ограничения? Давайте разбираться.

Общее описание принципов работы видеоконференций


Видеоконференцсвязь – это аппаратно-программная технология, позволяющая двум и более людям общаться с передачей звука и видеокартинки одновременно. В наше время под термином «видеоконференцсвязь» по умолчанию воспринимается общение в режиме реального времени с использованием интернета, хотя на самом деле это не единственный способ организации видеоконференций. Но мы будем рассматривать именно интернет-решения как некий стандарт по умолчанию.

Аппаратная часть при организации видеоконференций – устройства, оснащенные микрофоном и камерой, способной снимать (в нашем случае – транслировать) видео в достаточном для комфортного общения качестве. Это может быть стационарный компьютер, ноутбук, планшет, смартфон. Разумеется, устройство каждого из участников видеоконференцсвязи должно быть подключено к Сети на достаточно высокой и стабильной скорости – желательно хотя бы несколько мегабит в секунду. Но чем больше – тем лучше.

Программная часть представляет собой специальное приложение, работающее по принципу «клиент-сервер». То есть имеет клиентскую часть – приложение, которое запускает каждый участник видеоконференций, и серверную, отвечающую за их коммуникацию между собой и решающую некоторые другие задачи. Конкретные детали могут значительно отличаться в зависимости от выбранного программного обеспечения и решения в целом – об этом мы обязательно поговорим чуть позже. Но в целом видеоконференцсвязь простыми словами работает так.

Зачем вообще нужна видеоконференцсвязь?


Вполне логичный и уместный вопрос. Зачем бизнесу организовывать еще один вид коммуникаций, тем более если речь идет о внутреннем корпоративном общении? Существует огромное количество отлично работающих инструментов, причем достаточно современных – не только телефония, но и месенджеры, и до сих пор живая электронная почта. И личные встречи тоже никто не отменял.

Стоп. Вот тут – первая загвоздка. Никто не ожидал, что в какой-то момент в мире наступит ситуация, когда личные встречи и живое общение станет почти невозможным. В конце 2019 году вся планета столкнулась именно с этой проблемой. Именно тогда стало особенно очевидно, что эффективное налаживание удаленной работы в условиях невозможности личных контактов даже при использовании современных каналов связи – очень серьезная задача. И решить ее без полноценного (пусть и виртуального) общения, когда можно не только слышать или читать, но и видеть своих коллег и подчиненных, клиентов и партнеров – маловероятно. И организация видеоконференцсвязи стала, по сути, спасением.

Совместные встречи по видео позволяют максимально реализовать все возможности, которые дает живое общение – от планёрок, летучек и деловых переговоров до организации мозговых штурмов и других коллективных, командных активностей. Более того, именно видеоконференции стали отличным решением и для крупнейших международных встреч и мероприятий планетарного масштаба вплоть до онлайн саммитов глав крупнейших государств и самых значимых международных форумов.

Видеоконференцсвязь нужна для того, чтобы деловые и личностные коммуникации минимально страдали от внешних факторов. Если говорить про бизнес, то здесь видеоконференции позволяют не просто поддерживать его нормальную работу, но и выводить на новый уровень – без четкой привязки к определенной локации или географии как таковой. Простой пример из жизни – в настоящий момент рядом с автором этой статьи находится управляющий крупного медиахолдинга и готовится к большому совещанию с владельцами бизнеса. Они находятся в Москве в разных местах, а их наемный директор-управляющий – в отпуске в Беларуси. А мог быть где угодно – хоть на Гавайях. Именно видеоконференции дают такую возможность.

Незаменима видеоконференцсвязь и во множестве других направлениях человеческой деятельности, а именно:

  •  Наука и образование – удаленные классные занятия, онлайн-экзамены, научно-практические конференции;
  •  Медицина – благодаря видеоконференциям и смежным технологиям появилось даже особое медицинское направление – телемедицина;
  •  Муниципалитеты, иные государственные учреждения и органы власти также всё активнее используют организацию видеоконференцсвязи как эффективный способ общения.

Словом, видеоконференцсвязь нужна везде, где есть потребность в систематическом общении двух и более человек, находящихся на удалении друг от друга.

Примечательно: когда массовые ограничения были отменены, оказалось, что отменять хорошо налаженные и доказавшие свою эффективность системы видеоконференций, удаленного ведения бизнеса и решения массы других задач вовсе не обязательно. Значит, ВКС – это не временная мера, а новая реальность.

Принимать решение, какое оборудование и ПО выбрать, на каком наборе опций необходимо остановиться и как в целом организовать всю систему, необходимо индивидуально. Одним из разумных решений будет двигаться от меньшего к большему – начать с минимального набора, а затем масштабировать систему видеоконференцсвязи по мере необходимости.

Масштабирование – одно из важнейших преимуществ ВКС-систем. Но далеко не единственное.

Теперь давайте остановимся на других достоинствах видеоконференций.

ВКС-системы: масса преимуществ при полном отсутствии недостатков


Преимуществ у видеоконференцсвязи много. Приведем наиболее значимые, бесспорные и очевидные:

  •  Экономия времени – она достигается путем возможности полного контроля бизнес-процессов и даже создания эффекта присутствия без необходимости посещать офис и тратить время на дорогу и наоборот – можно находиться в офисе и не тратить бесценное рабочее время на личные встречи с партнерами, заказчиками и прочими звеньями бизнес-цепи.
  • Свобода действий – в целом вытекает из первого. Вашу личную свободу передвижений в теории может ограничивать лишь доступность интернета. Все остальное уже не является настолько важным.
  • Простота организации и интуитивно понятное использование инфраструктуры видеоконференции – даже достаточно сложное, профессиональное оборудование и ПО может быть развернуто, отлажено и запущено в кратчайшие сроки.
  • Повышенная эффективность – видеоконференцсвязь не только дает больше эмоций, но и больше возможностей для контроля и оценки текущей ситуации, чем голосовое или тем более текстовое общение.
  • Доступность – конечно, запустить видеоконференцию из утюга пока еще (подчеркиваем – пока!) невозможно, но вот с телевизора, работающего под управлением Android – уже вполне реально.

А есть ли у такого замечательного инструмента общения недостатки, наверняка спросите вы? Может быть, с некоторой долей условности к недостаткам можно отнести необходимость небольших разовых затрат, но конечная экономия значительно больше. Кроме того, получить какие-то базовые навыки и опыт общения по видео небольшой группой можно и бесплатно. Сегодня все популярные месенджеры – от Телеграма и Ватсапа до живого до сих пор Скайпа и даже Аськи поддерживают опцию видеозвонков – это и есть видеоконференция «в миниатюре».

Особенности организации видеоконференций


Если остановиться на компонентах ВКС-системы подробнее, то можно выделить следующие из них:

  • Конечные пользовательские устройства – уже упомянутые компьютеры, гаджеты и прочая электроника.
  • Дополнительно при проведении серьезных видеоконференций может использоваться также профессиональные периферийное оборудование – стационарные видеокамеры, микрофоны, микшерные пульты, аппаратные приборы шумоподавления и пр.
  • Сервер, обеспечивающий видеоконференцсвязь – может быть физическим, то есть выделенным сервером, виртуальным (облачным) решением или сочетать в себе оба варианта.
  • Дополнительные опции и решения – например, для интеграции с другими программами: CMS, системами архивирования и мн. др.

Давайте подробнее остановимся на том, как может комплектоваться система организации видеоконференций.
Обязательные и дополнительные компоненты ВКС-систем, особенности и способы комплектации

Вариантов на рынке создания видеоконференцсвязи уже немало – от бюджетных до малодоступных рядовому бизнесу. Приведем основные варианты организации видеоконференций.

Программно-аппаратные комплексы «под ключ»


Представляют собой готовые решения – набор оборудования с уже установленным набором программного обеспечения. Такие коробочные варианты остается «включить в розетку» и обеспечить их взаимодействие между собой и конечным пользовательским терминалом (компьютером, телефоном и т.д.). Обязательные элементы любой такой системы телеприсутствия – экран, видеокамера, звуковая карта, устройство воспроизведения звука и само ПО, обеспечивающее видеоконференцсвязь. Опционально – системы захвата видео, карт-ридеры и прочие элементы. Точная компоновка может сильно изменяться – от настроенного смартфона до серьезного решения, где могут применяться огромные экраны, проекторы, профессиональное аудио- и видеооборудование и мн. др. Цена также может отличаться разительно.

Программные комплексы для видеоконференции


При выборе такого решения затраты на оборудование резко сокращаются, поскольку используется ПО, устанавливаемое на уже имеющуюся электронику, выступающую в роли терминала и сервера – ПК, планшеты, смартфоны, ноутбуки. Разумеется, для этого необходимо, чтобы они уже имели на борту звуковую и видеокарту, встроенную или внешнюю веб-камеру и всё остальное.

Именно такая видеоконференция является сейчас оптимальным, а потом и самым востребованным решением.  Умеренность, сочетающая в себе необходимость и достаточность каких-либо благ. Вот программные решения для видеоконференцсвязи – умеренность.

Надеемся, что в целом статья помогла вам разобраться с тем, что представляют собой современные видеоконференции, какие у них преимущества и есть ли недостатки.